Datenschutzerklärung

Wer wir sind

Vielen Dank für den Besuch auf unserer Webseite www.superweit.com. Die Veranstaltung SUPER!WEIT wird organisiert vom Schwarzwald Super! e.V. Der Schwarzwald Super! e.V. nimmt Datenschutz sehr ernst. Hier finden Sie nähere Informationen über die Verwendung Ihrer Daten.

Name und Anschrift des Verantwortlichen
Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist der:

Schwarzwald Super! e.V.
Schwarzwaldstr. 212
D-79117 Freiburg
Tel.: DE (Null)176 47758400
E-Mail: hallo@superweit.com
Webseite: www.superweit.com

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden hierbei erhoben:

Die Daten werden in den Logfiles unseres Systems gespeichert.

Hosting: Diese Website wird auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, gehostet. Im Rahmen des Hostings werden die oben genannten Server-Logfiles verarbeitet. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Art. 28 DSGVO wurde mit Hetzner geschlossen. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Hetzner.

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist das berechtigte Interesse des Schwarzwald Super! e.V. (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Zweck der Datenverarbeitung

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.

Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.

In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Cookies

Diese Website setzt keine Analyse- oder Tracking-Cookies. Unser Webanalyse-Dienst GoatCounter arbeitet vollständig ohne Cookies. Auch bei der Nutzung unserer Formulare (Kontakt, Newsletter) werden keine Cookies gesetzt. Technisch notwendige Cookies setzen nur die Ticketbuchung (pretix) und der Teilnehmer-Bereich; Einzelheiten in den jeweiligen Abschnitten.

Sollten wir künftig weitere Cookies einsetzen, informieren wir Sie vorab und holen, soweit erforderlich, Ihre Einwilligung ein.

Sie können Cookies jederzeit in den Einstellungen Ihres Browsers verwalten oder blockieren.

Webanalyse (GoatCounter)

Wir nutzen GoatCounter, einen datenschutzfreundlichen Webanalysedienst. GoatCounter setzt keine Cookies und erstellt keine personenbezogenen Nutzerprofile.

Erfasste Daten: Seitenaufrufe, Scroll-Tiefe (anonymisiert), Klicks auf bestimmte Formular-Aktionen. IP-Adressen werden von GoatCounter gehasht und nicht im Klartext gespeichert.

Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse an der Analyse der Websitenutzung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Opt-out: Wenn Ihr Browser das Signal „Do-Not-Track“ sendet, wird GoatCounter keine Daten erfassen.

Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von GoatCounter.

Newsletter

Zweck

Die von Ihnen bekanntgegebene E-Mail-Adresse wird vom Schwarzwald Super! e.V. zum Zweck des Versandes des jeweils abonnierten Newsletters verarbeitet.

Die Anmeldung zum Newsletter erfolgt im sogenannten Double-Opt-In-Verfahren: Nach Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail mit einem einmaligen Bestätigungslink (gültig für 48 Stunden). Erst nach Klick auf diesen Link wird Ihre E-Mail-Adresse in unsere Verteilerliste aufgenommen. Bestätigungstoken werden ausschließlich temporär im Arbeitsspeicher unseres Servers gespeichert und nach Ablauf automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung Ihrer E-Mail-Adresse erfolgt auf Basis Ihrer erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit kostenlos zu widerrufen. Um Ihren Widerruf zu erklären, klicken Sie bitte auf den Abmeldelink im jeweiligen Newsletter oder wenden Sie sich an den Schwarzwald Super! e.V. (Kontaktdaten siehe oben).

Nach Abmeldung vom Newsletter wird Ihre Einwilligungserklärung weiterhin auf der Basis von berechtigten Interessen gespeichert (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die berechtigten Interessen des Schwarzwald Super! e.V. bestehen in der erforderlichen Dokumentation Ihrer erteilten Einwilligung zu Beweiszwecken.

Speicherung / Löschung

Ihre Abmeldung vom Newsletter wird automatisch in der Newsletter-Datenbank vermerkt. Dieser Vermerk bewirkt, dass Sie ab dem Zeitpunkt Ihrer Abmeldung keinen weiteren Newsletter erhalten. Die endgültige Löschung Ihrer Daten erfolgt binnen drei Monaten gerechnet ab dem Tag Ihrer Abmeldung, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten einer Löschung nicht entgegenstehen.

Empfänger

Für den Versand von Newsletter-E-Mails nutzen wir den Dienst Mailjet SAS, 13-13bis Rue de l’Aubrac, 75012 Paris, Frankreich (Sinch-Gruppe). Ein Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Art. 28 DSGVO wurde mit Mailjet geschlossen. Im Rahmen der Newsletter-Anmeldung wird Ihre E-Mail-Adresse an Mailjet übermittelt und in einer Kontaktliste gespeichert. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Mailjet.

Kontaktanfragen mittels Formular oder E-Mail

Zweck

Wenn Sie sich mit uns mittels Kontaktformular oder E-Mail in Verbindung setzen, erheben und verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und das von Ihnen mitgeteilte Anliegen. Zweck der Datenverarbeitung ist die Beantwortung Ihrer Kontaktanfrage.

Rechtsgrundlage

Die Datenverarbeitung erfolgt aufgrund des berechtigten Interesses des Schwarzwald Super! e.V. an der Kommunikation mit Website-Nutzern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Speicherung / Löschung

Der Schwarzwald Super! e.V. löscht bzw. anonymisiert Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die Erreichung der Zwecke, für die sie erhoben und verarbeitet wurden, nicht mehr benötigt werden, und soweit nicht andere Rechtspflichten eine weitere Speicherung erfordern.

Empfänger

Für die Weiterleitung von Kontaktformular-Nachrichten nutzen wir den Dienst Mailjet SAS, 13-13bis Rue de l’Aubrac, 75012 Paris, Frankreich (Sinch-Gruppe). Im Rahmen des Kontaktformulars werden Name, E-Mail-Adresse und Nachricht an Mailjet zur Weiterleitung übermittelt. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Mailjet.

Spam- und Bot-Schutz

Unsere Formulare verwenden technische Schutzmaßnahmen gegen automatisierte Zugriffe (sog. Honeypot-Felder und Zeitstempel-Prüfung). Dabei werden keine personenbezogenen Daten erhoben oder gespeichert. Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse an der Verhinderung von Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Registrierung und Ticketkauf (pretix)

Für die Anmeldung zur Veranstaltung und den Ticketkauf binden wir auf unseren Anmelde-Seiten Funktionen und Inhalte des Dienstes pretix ein, angeboten durch die pretix GmbH, Berthold-Mogel-Straße 1, 69126 Heidelberg, Deutschland. Hierzu gehört der Ticketshop, welcher über ein JavaScript-Widget eingebunden ist. Wenn Sie ein Ticket kaufen, nutzt pretix ein technisch notwendiges Cookie, um den Bestellablauf zu ermöglichen und sich zu merken, welcher Warenkorb zu Ihnen gehört. Das Cookie wird gesetzt, sobald Sie mit dem Widget interagieren. pretix speichert keine IP-Adressen, Browser-Informationen oder andere unnötige Metadaten über die Dauer Ihrer Anfrage hinaus.

Die im Rahmen des Ticketkaufs eingegebenen personenbezogenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Anschrift, Zahlungsdaten) werden von pretix als eigenständigem Verantwortlichen bzw. Auftragsverarbeiter verarbeitet.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie technisch erforderliche Cookies (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); für die Aufbewahrung der Zahlungsbelege Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 147 AO.

Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von pretix.

Hinweis: Dieser Abschnitt gilt ab Beginn des Ticketverkaufs.

Teilnehmer-Bereich (Online-Zugang)

Für angemeldete Teilnehmende stellen wir einen persönlichen Online-Bereich bereit, der über einen individuellen Zugangslink erreichbar ist. Dort verarbeiten wir die Angaben, die zur Durchführung der Veranstaltung bzw. zur Vertragsabwicklung erforderlich sind – zum Beispiel die geplante Startzeit, das gewählte Check-in-Zeitfenster oder einen Notfallkontakt.

Beim Anmelden im Teilnehmer-Bereich wird ein technisch notwendiges Session-Cookie gesetzt. Es dient ausschließlich der Anmeldung und hat keine Analyse- oder Tracking-Funktion.

Im Teilnehmer-Bereich verlinken wir außerdem auf eine freiwillige Event-Chatgruppe beim Messenger-Dienst Signal (Signal Messenger LLC). Der Beitritt ist freiwillig; erst mit dem Beitritt gelten die Datenschutzbestimmungen von Signal.

Freiwillig können Sie im Teilnehmer-Bereich Ihren Instagram-Namen hinterlegen. Mit dem Speichern willigen Sie ein, dass wir Sie in Instagram-Postings unseres Event-Accounts (@superweit) verlinken (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können den Namen dort jederzeit löschen und damit Ihre Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Instagram wird von Meta betrieben; dabei werden Daten in die USA übertragen – Einzelheiten im Abschnitt „Social-Media-Kanäle des Veranstalters“.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für den freiwillig hinterlegten Instagram-Namen Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sowie technisch erforderliche Cookies (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Notfallkontakt – Informationen für die benannte Kontaktperson

Teilnehmende können uns Name und Mobilnummer einer Person nennen, die wir in einem Notfall während der Veranstaltung anrufen dürfen – online im Teilnehmer-Bereich und/oder handschriftlich auf der Teilnahmeerklärung, die beim Check-in abgegeben wird. Wenn Sie als Kontaktperson benannt wurden: Diese Angaben haben wir von der/dem Teilnehmenden erhalten, nicht von Ihnen selbst (Art. 14 DSGVO). Wir bitten Teilnehmende, ihre Kontaktperson über die Angabe zu informieren und auf diesen Abschnitt hinzuweisen.

Wir verwenden die Angaben ausschließlich dazu, Sie in einem Notfall zu erreichen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, eine Vertrauensperson der/des Teilnehmenden erreichen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); im Notfall selbst der Schutz lebenswichtiger Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO). Wir geben die Angaben nicht weiter. Die Online-Angabe löschen wir bis zum 31.12.2026, das Papierfeld machen wir bis zum selben Datum unkenntlich (siehe „Dauer der Speicherung“).

Ihnen stehen die in dieser Erklärung genannten Rechte zu. Insbesondere können Sie der Speicherung jederzeit widersprechen – eine formlose E-Mail an hallo@superweit.com genügt.

GPS-Tracking während der Veranstaltung

Für die Zeitnahme und die Validierung der gefahrenen Route erhalten Teilnehmende beim Check-in ein GPS-Gerät, das während der Veranstaltung Standortdaten übermittelt. Verarbeitet werden die Positionsdaten des Geräts, seine Kennung und die Zuordnung zu Ihrer Person.

Die Standortdaten werden während der Veranstaltung auf einer Ortungsseite unseres Dienstleisters Follow My Challenge S.A.R.L. (Frankreich) angezeigt. Diese Seite ist öffentlich erreichbar und über Suchmaschinen auffindbar. Angezeigt werden dort Ihr Vor- und Nachname, Ihre Startnummer, Ihr Geschlecht, Ihr Alter und Ihre jeweils aktuelle Position.

Widerspruchsrecht – nicht öffentlich erscheinen: Sie können der öffentlichen Anzeige Ihrer Position jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Eine formlose Nachricht an hallo@superweit.com genügt, vor Ort auch ein Hinweis beim Check-in. Wir schalten Sie dann auf der öffentlichen Ortungsseite unsichtbar. Zeitnahme und Routenvalidierung bleiben davon unberührt, da sie zur Durchführung der Veranstaltung erforderlich sind.

Rechtsgrundlage: Für Zeitnahme und Routenvalidierung die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für die öffentliche Anzeige auf der Ortungsseite unser berechtigtes Interesse an einer für Mitfahrende, Angehörige und Öffentlichkeit nachvollziehbaren Veranstaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) – mit dem oben beschriebenen Widerspruchsrecht.

Teilnahmeerklärung und Haftungsausschluss (Check-in)

Beim Check-in geben Teilnehmende die unterschriebene Teilnahmeerklärung und Haftungsausschluss in Papierform ab. Darauf verarbeiten wir die im Dokument abgegebenen Erklärungen und die Angaben, die eingetragen oder angekreuzt werden – etwa Name, Startnummer, Datum und Unterschrift, die Entscheidung zu Foto- und Videoaufnahmen, den etwaigen Widerspruch gegen die öffentliche Anzeige auf der Ortungsseite und gegebenenfalls einen handschriftlich angegebenen Notfallkontakt. Beim Check-in legt das Team ein Übergabe-Protokoll an, das mit der Erklärung verbunden und zunächst gemeinsam mit ihr aufbewahrt wird; darauf halten wir Tracker-Kennung, Quittungsnummer, Zahlungsweg des Pfands, die Prüfvermerke des Teams (wie es Ihre Kreuze gelesen hat) und etwaige Bemerkungen sowie Kürzel, Datum und Uhrzeit der Ausgabe fest. Den Ausweis prüfen wir nur durch Sichtkontrolle; eine Kopie fertigen wir nicht an.

Zweck und Rechtsgrundlage: Durchführung des Teilnahmevertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse, die abgegebenen Erklärungen nachweisen und Ansprüche abwehren zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für die Einwilligung zu Aufnahmen gilt Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; den Nachweis der Einwilligung bewahren wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO (hilfsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) auf. Für die im Papier abgegebene Erklärung zur gesundheitlichen Eignung stützen wir uns auf Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO (Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen).

Pflicht oder freiwillig: Die Abgabe der unterschriebenen Erklärung ist in AGB § 3 Abs. 3 vorgesehen; ohne sie können wir keine Startunterlagen ausgeben. Die Entscheidung zu Foto- und Videoaufnahmen, der Widerspruch gegen die öffentliche Anzeige auf der Ortungsseite und die Angabe eines Notfallkontakts sind freiwillig.

Aufbewahrung: Die Papiere bewahren wir in einem verschlossenen Schrank auf. Wir scannen sie nicht in Cloud-Dienste und geben sie nicht an Dritte weiter, es sei denn, das ist zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen nötig (etwa gegenüber Rechtsanwälten, Gerichten oder einer Versicherung) oder steuerrechtlich erforderlich. Fristen siehe „Dauer der Speicherung“.

Uploads im Teilnehmer-Bereich

Im Teilnehmer-Bereich können Sie freiwillig eigene Fotos und Videos von der Veranstaltung hochladen. Die Dateien liegen auf unserem Server in Deutschland (Hetzner) in einem nicht öffentlichen Bereich, auf den nur das Organisationsteam Zugriff hat. Nichts wird automatisch veröffentlicht; wir prüfen jede Verwendung selbst.

Verarbeitete Daten: die Dateien einschließlich der darin enthaltenen Metadaten (z. B. Aufnahmezeit, Kameramodell, gegebenenfalls Aufnahmeort), dazu Dateiname, Größe und Prüfsumme; zur Zuordnung Ihr Vor- und Nachname, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Startnummer und die interne Kennung Ihres Tickets; der Nachweis Ihrer Erlaubnis (Zeitpunkt, Textfassung, Sprache und eine pseudonyme Kennung Ihrer Anmeldesitzung). Wir speichern die Dateien unverändert.

Zweck und Rechtsgrundlage: Mit dem Haken beim Hochladen erlauben Sie uns, Ihre Aufnahmen für die Veranstaltung und unseren Verein zu verwenden – auf superweit.com, auf der Vereinswebsite schwarzwald-super.de, in unserem Newsletter, in eigenen Printmedien und auf den Social-Media-Kanälen des Veranstalters (z. B. Instagram, Strava), auch bearbeitet oder als Ausschnitt und auch für Folgeveranstaltungen. Damit räumen Sie uns ein einfaches, unentgeltliches Nutzungsrecht ein (§ 31 UrhG), das bis zu Ihrem Widerruf gilt. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); sie umfasst ausdrücklich auch Aufnahmen, die Rückschlüsse auf Ihre Gesundheit zulassen, etwa sichtbare Erschöpfung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Das Hochladen ist freiwillig. Den Nachweis Ihrer Erlaubnis bewahren wir auf, um sie belegen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO, hilfsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Andere Personen auf Ihren Aufnahmen: Mit dem Hochladen sichern Sie zu, dass Sie das Material selbst aufgenommen haben oder es uns überlassen dürfen und dass erkennbar abgebildete Personen einverstanden sind, Kinder nur mit Einverständnis der Eltern. Bilder anderer Personen verarbeiten wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, die Aufnahmen zu sichten und die Veranstaltung zu dokumentieren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Veröffentlicht werden sie nur unter den Voraussetzungen des Abschnitts „Veranstaltungsfotos und -videos“ – im Vordergrund also nur mit eigener Einwilligung –, Minderjährige nur mit Einwilligung der Erziehungsberechtigten.

Empfänger: Bei einer Veröffentlichung die Betreiber der genannten Plattformen (zu Instagram und Strava siehe den Abschnitt „Social-Media-Kanäle des Veranstalters“) sowie unser Newsletter-Dienstleister. Über neue Uploads benachrichtigt uns eine interne E-Mail mit Angaben zur Zuordnung (ohne E-Mail-Adresse) und den Dateinamen; zum Versand siehe „Empfänger und Auftragsverarbeiter“. Wir verkaufen keine Aufnahmen und geben sie ohne Ihre gesonderte Zustimmung nicht an Presse oder sonstige Dritte weiter.

Widerruf: Sie können Ihre Erlaubnis jederzeit ohne Angabe von Gründen in Textform (z. B. per E-Mail an hallo@superweit.com) mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; der Widerruf beendet Einwilligung und Nutzungsrecht für künftige Verwendungen. Wir löschen dann Ihre hochgeladenen Dateien unverzüglich und nehmen Veröffentlichungen Ihrer Aufnahmen zurück, soweit wir sie erreichen; bereits verteilte Printmedien und Kopien, die Dritte übernommen haben, können wir nicht zurückholen. In Zwischenspeichern und Datensicherungen unseres Servers bleiben die gelöschten Dateien noch bis zu sieben Tage erhalten; wir verwenden sie dort nicht. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt (Art. 7 Abs. 3 Satz 2 DSGVO).

Speicherdauer: Hochgeladene Dateien speichern wir bis zu Ihrem Widerruf – abweichend von den übrigen Angaben im Teilnehmer-Bereich auch über den 31.12.2026 hinaus. Den Nachweis Ihrer Erlaubnis samt Zuordnung und Dateiangaben bewahren wir auf, solange wir Dateien von Ihnen speichern oder Aufnahmen veröffentlicht sind, zuzüglich drei Jahre.

Veranstaltungsfotos und -videos

Während der Veranstaltung fertigen wir oder von uns beauftragte Personen Foto- und Videoaufnahmen an.

Übersichtsaufnahmen (Start, Checkpoints, Ziel, Streckenimpressionen), auf denen keine einzelne Person im Vordergrund steht, veröffentlichen wir auf superweit.com, auf der Vereinswebsite schwarzwald-super.de, in unserem Newsletter, in eigenen Printmedien und auf den Social-Media-Kanälen des Veranstalters (z. B. Instagram, Strava). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Dokumentation der Veranstaltung und der Berichterstattung darüber, einschließlich der Ankündigung von Folgeveranstaltungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); für die Veröffentlichung gilt § 23 Abs. 1 Nr. 3 KUG.

Widerspruchsrecht: Sie können der Veröffentlichung von Übersichtsaufnahmen jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Eine formlose Nachricht an hallo@superweit.com genügt.

Aufnahmen, auf denen Sie erkennbar im Vordergrund stehen, veröffentlichen wir – gegebenenfalls mit Ihrem Vor- und Nachnamen und Ihrer Startnummer – auf denselben Kanälen nur, wenn Sie auf der Teilnahmeerklärung, die Sie beim Check-in abgeben, eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligung umfasst auch Aufnahmen, die Rückschlüsse auf Ihre Gesundheit (z. B. Erschöpfung, Verletzung, medizinische Betreuung), Religion oder Herkunft zulassen (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Sie ist freiwillig; die Teilnahme hängt nicht davon ab.

Widerruf: Sie können die Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen in Textform (z. B. per E-Mail an hallo@superweit.com) mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Aufnahmen, auf denen Sie erkennbar und im Wesentlichen allein abgebildet sind, entfernen wir unverzüglich aus unseren Veröffentlichungen. Bei Aufnahmen, auf denen Sie zusammen mit anderen Personen abgebildet sind, machen wir Sie unverzüglich unkenntlich (z. B. durch Verpixelung) oder entfernen die Aufnahme. Bereits verteilte Printmedien und Kopien, die Dritte übernommen haben, können wir nicht zurückholen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt (Art. 7 Abs. 3 Satz 2 DSGVO). Das Verfahren regelt auch AGB § 10 Abs. 6.

Empfänger: Die Betreiber der genannten Plattformen (zu Instagram und Strava siehe den folgenden Abschnitt) sowie unser Newsletter-Dienstleister. Wir verkaufen keine Aufnahmen und geben sie ohne Ihre gesonderte Zustimmung nicht an Presse oder sonstige Dritte weiter.

Speicherdauer: Veröffentlichte Aufnahmen bleiben bis zu Ihrem Widerruf bzw. Widerspruch online. Aufnahmen von der Veranstaltung bewahren wir darüber hinaus in einem internen, nicht öffentlichen Vereinsarchiv auf, um die Geschichte des Vereins und seiner Veranstaltungen zu dokumentieren; Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an dieser Dokumentation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir bewahren die Aufnahmen auf, solange dieser Dokumentationszweck besteht. Aufnahmen, auf denen Sie erkennbar sind, entfernen wir auf Ihr Verlangen. Den Nachweis Ihrer Einwilligung bewahren wir auf, solange Aufnahmen veröffentlicht sind, zuzüglich drei Jahre.

Social-Media-Kanäle des Veranstalters (Instagram, Strava)

Wir betreiben den Instagram-Account @superweit bei Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, Irland, sowie weitere Social-Media-Kanäle des Veranstalters (z. B. Strava). Aufnahmen und Verlinkungen, die wir dort veröffentlichen, verarbeiten die Betreiber in eigener Verantwortung; dabei können Daten in Drittländer, insbesondere die USA, übertragen werden. Meta ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023, Art. 45 DSGVO). Es gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von Instagram und Strava.

Erkennbare Aufnahmen und Verlinkungen einzelner Personen veröffentlichen wir dort nur mit deren Einwilligung (siehe „Veranstaltungsfotos und -videos“ sowie „Teilnehmer-Bereich“ zum Instagram-Namen).

Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zur Erbringung unserer Dienste arbeiten wir mit folgenden Dienstleistern zusammen, mit denen Auftragsverarbeitungsverträge gem. Art. 28 DSGVO geschlossen wurden:

Darüber hinaus übermitteln wir zur Durchführung des Live-Trackings Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre Startnummer, Ihr Geschlecht, Ihr Alter und die Kennung Ihres GPS-Geräts an Follow My Challenge S.A.R.L., 7 Chemin des Araignées, 24290 Montignac-Lascaux, Frankreich. Follow My Challenge verarbeitet diese Daten in eigener Verantwortung; es gelten ergänzend deren Datenschutzbestimmungen.

Tracker-Pfand: Das Pfand für den GPS-Tracker hinterlegen Sie beim Check-in bar oder per PayPal. Bei Zahlung per PayPal verarbeitet die PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxemburg, die Zahlungsdaten in eigener Verantwortung; wir erhalten Name, PayPal-E-Mail-Adresse, Betrag und Zahlungsreferenz. Geben Sie den Tracker per Post zurück, verarbeiten wir Absenderangaben, Sendungsnummer und Eingangsdatum sowie den Tag Ihrer Abbruchmeldung. Zahlen wir das Pfand per Überweisung zurück, verarbeiten wir dafür Ihre Bankverbindung; die Überweisung führt unser Kreditinstitut aus. Rechtsgrundlage ist die Abwicklung des Pfands als Teil des Teilnahmevertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Belege über das Pfand bewahren wir auf, um steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 147 AO).

Steuerberatung: Zahlungsbelege aus dem Ticketkauf und Belege über das Tracker-Pfand geben wir, soweit steuerrechtlich erforderlich, an unsere Steuerberatung weiter; sie verarbeitet sie in eigener Verantwortung.

Behörden: Verlangen Polizei oder Ordnungsbehörden im Zusammenhang mit einem Verstoß gegen die Straßenverkehrsordnung während der Veranstaltung Auskunft darüber, welche Person unter einer Startnummer teilgenommen hat, übermitteln wir Name und Kontaktdaten, soweit wir dazu gesetzlich verpflichtet sind (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt – mit Ausnahme der Veröffentlichungen auf den Social-Media-Kanälen des Veranstalters (Instagram, Strava; siehe dort).

Dauer der Speicherung

Server-Logfiles

Server-Logfiles werden für maximal 30 Tage gespeichert und anschließend automatisch gelöscht.

Teilnehmende mit Ticketkauf

Im Falle eines Ticketkaufs werden die Daten für die Durchführung der Veranstaltung gespeichert und nach Ablauf steuerlicher und handelsrechtlicher Aufbewahrungsfristen (i.d.R. acht Jahre für Zahlungsbelege, § 147 AO) gelöscht.

Teilnehmer-Bereich

Die im Teilnehmer-Bereich gespeicherten Angaben (z. B. Startzeit, Check-in-Zeitfenster, Notfallkontakt) sowie die Zugangslinks werden bis zum 31.12.2026 gespeichert und anschließend gelöscht. Ein freiwillig hinterlegter Instagram-Name wird abweichend davon bis auf Widerruf gespeichert – auch über den 31.12.2026 hinaus, damit wir ihn bei einer Folgeveranstaltung wieder zuordnen können. Auch Fotos und Videos, die Sie im Teilnehmer-Bereich hochladen, und den Nachweis Ihrer Erlaubnis speichern wir über den 31.12.2026 hinaus; die Fristen stehen im Abschnitt „Uploads im Teilnehmer-Bereich“.

GPS-Tracking

Die Zuordnung zwischen Ihrer Person und dem Gerät sowie den Vermerk, ob Sie das Pfand hinterlegt und zurückerhalten haben, speichern wir in unserer Teilnehmerverwaltung bis zum 31.12.2026 und löschen sie anschließend. Die Standortdaten selbst werden bei Follow My Challenge gespeichert; deren Datenschutzerklärung nennt hierfür keine feste Frist. Belege über Hinterlegung und Rückzahlung des Pfands – Quittungen, das Übergabe-Protokoll und die bei der Rückgabe unterschriebene Liste sowie Überweisungs- und PayPal-Belege – bewahren wir nach § 147 AO acht Jahre auf, also bis zum 31.12.2034.

Teilnahmeerklärung und Haftungsausschluss (Papier)

Das beim Check-in abgegebene Dokument bewahren wir bis zum 31.12.2029 auf (regelmäßige Verjährungsfrist, §§ 195, 199 BGB), bei laufenden Rechtsstreitigkeiten bis zu deren Abschluss; das damit verbundene Übergabe-Protokoll ist zugleich Beleg über das Pfand und bleibt bis zum 31.12.2034 aufbewahrt (§ 147 AO). Eine darin erteilte Foto-/Video-Einwilligung bewahren wir als Nachweis so lange auf, wie Aufnahmen veröffentlicht sind, zuzüglich drei Jahre. Das Feld mit dem Notfallkontakt machen wir bis zum 31.12.2026 unkenntlich (Schwärzung) oder trennen es ab und vernichten es. Nach dem 31.12.2029 bewahren wir von Blättern mit erteilter Einwilligung nur noch den Einwilligungsteil auf; die übrigen Angaben machen wir unkenntlich. Das Übergabe-Protokoll vernichten wir nach dem 31.12.2034.

Ihre Rechte im Zusammenhang mit den Datenverarbeitungen

Die Datenschutz-Grundverordnung (EU-VO 2016/679) räumt Ihnen als Betroffene gewisse Rechte ein, auf welche wir Sie im Folgenden hinweisen.

Widerruf der Zustimmung

Im Fall, dass der Schwarzwald Super! e.V. personenbezogene Daten aufgrund Ihrer Einwilligung speichert und verarbeitet, sind Sie berechtigt, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dadurch wird die Rechtmäßigkeit der bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgten Verarbeitung jedoch nicht berührt.

Recht auf Auskunft

Sie können Auskunft zur Herkunft, zu den Kategorien, zur Speicherdauer, zu den Empfängern, zum Zweck der zu Ihrer Person vom Schwarzwald Super! e.V. verarbeiteten Daten und zur Art ihrer Verarbeitung verlangen.

Recht auf Berichtigung und Löschung

Falls der Schwarzwald Super! e.V. Daten zu Ihrer Person verarbeitet, die unrichtig oder unvollständig sind, können Sie deren Berichtigung oder Vervollständigung verlangen. Sie können weiter die Löschung unrechtmäßig verarbeiteter Daten verlangen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Ist unklar, ob die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten unrichtig oder unvollständig sind oder unrechtmäßig verarbeitet werden, so können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten bis zur endgültigen Klärung dieser Frage verlangen.

Widerspruchsrecht

Auch wenn die Daten zu Ihrer Person richtig und vollständig sind und vom Schwarzwald Super! e.V. rechtmäßig verarbeitet werden, können Sie der Verarbeitung dieser Daten widersprechen. Dies aber nur in besonderen, von Ihnen zu begründenden Situationen.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie können die vom Schwarzwald Super! e.V. zu Ihrer Person verarbeiteten Daten in einem maschinenlesbaren Format erhalten oder den Schwarzwald Super! e.V. mit der direkten Übermittlung dieser Daten an einen von Ihnen gewählten Dritten beauftragen, sofern dies technisch möglich ist.

Beschwerderecht

Sie sind berechtigt, bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Datenschutz-Grundverordnung verstößt.

Zuständige Aufsichtsbehörde:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

Kontakt für Betroffenenrechte

Zur Geltendmachung der vorgenannten Rechte wenden Sie sich bitte schriftlich (per Brief oder E-Mail) an:

Schwarzwald Super! e.V.
Schwarzwaldstr. 212
D-79117 Freiburg
E-Mail: hallo@superweit.com

Websites Dritter

Diese Datenschutzerklärung gilt nicht für Websites Dritter, die nicht von uns betrieben und kontrolliert werden. Wir empfehlen Ihnen, die Datenschutzhinweise auf deren Websites zu lesen, um herauszufinden, wie diese mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen.

Allgemein

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung unter Beachtung der geltenden Datenschutzbestimmungen jederzeit zu ändern. Bitte besuchen Sie diese Seite regelmäßig, um über mögliche Änderungen informiert zu sein.

Falls Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung haben, kontaktieren Sie uns unter hallo@superweit.com.

Stand: Oktober 2026