Politique de confidentialité

Qui sommes-nous

Merci de votre visite sur notre site web www.superweit.com. L’événement SUPER!WEIT est organisé par Schwarzwald Super! e.V. Le Schwarzwald Super! e.V. prend la protection des données très au sérieux. Vous trouverez ci-dessous des informations détaillées sur l’utilisation de vos données.

Nom et adresse du responsable du traitement
Le responsable du traitement au sens du Règlement général sur la protection des données (RGPD) et d’autres législations nationales des États membres en matière de protection des données est :

Schwarzwald Super! e.V.
Schwarzwaldstr. 212
D-79117 Freiburg, Allemagne
Tél. : DE (Null)176 47758400
E-mail : hallo@superweit.com
Site web : www.superweit.com

Description et étendue du traitement des données

À chaque consultation de notre site web, notre système collecte automatiquement des données et informations provenant du système informatique de l’ordinateur accédant au site. Les données suivantes sont collectées :

Ces données sont stockées dans les fichiers journaux de notre système.

Hébergement : Ce site web est hébergé sur les serveurs de Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Allemagne. Les fichiers journaux mentionnés ci-dessus sont traités dans le cadre de l’hébergement. Un contrat de sous-traitance conformément à l’art. 28 RGPD a été conclu avec Hetzner. Plus d’informations : politique de confidentialité de Hetzner.

Base juridique

La base juridique du stockage temporaire des données et des fichiers journaux est l’intérêt légitime de Schwarzwald Super! e.V. (art. 6, par. 1, point f) RGPD).

Finalité du traitement des données

Le stockage temporaire de l’adresse IP par le système est nécessaire pour permettre la livraison du site web à l’appareil de l’utilisateur. Pour cela, l’adresse IP de l’utilisateur doit être conservée pendant la durée de la session.

Le stockage dans les fichiers journaux est effectué pour assurer le bon fonctionnement du site web. Les données servent également à l’optimisation du site web et à la sécurité de nos systèmes informatiques. Les données ne sont pas exploitées à des fins de marketing dans ce contexte.

Ces finalités constituent également notre intérêt légitime au traitement des données conformément à l’art. 6, par. 1, point f) RGPD.

Cookies

Ce site web ne dépose aucun cookie d’analyse ou de traçage. Notre service d’analyse web GoatCounter fonctionne entièrement sans cookies. Aucun cookie n’est non plus déposé lors de l’utilisation de nos formulaires (contact, newsletter). Seuls la billetterie (pretix) et l’espace participants déposent des cookies techniquement nécessaires ; pour plus de détails, voir les sections correspondantes.

Si nous devions à l’avenir utiliser d’autres cookies, nous vous en informerons au préalable et recueillerons, si nécessaire, votre consentement.

Vous pouvez à tout moment gérer ou bloquer les cookies dans les paramètres de votre navigateur.

Analyse web (GoatCounter)

Nous utilisons GoatCounter, un service d’analyse web respectueux de la vie privée. GoatCounter ne dépose aucun cookie et ne crée aucun profil utilisateur personnel.

Données collectées : pages vues, profondeur de défilement (anonymisée), clics sur certaines actions de formulaire. Les adresses IP sont hachées par GoatCounter et ne sont pas stockées en clair.

Base juridique : intérêt légitime à l’analyse de l’utilisation du site web (art. 6, par. 1, point f) RGPD).

Opt-out : si votre navigateur envoie le signal « Do-Not-Track », GoatCounter ne collectera aucune donnée.

Plus d’informations : politique de confidentialité de GoatCounter.

Newsletter

Finalité

L’adresse e-mail que vous communiquez sera traitée par Schwarzwald Super! e.V. aux fins de l’envoi de la newsletter souscrite.

L’inscription à la newsletter s’effectue selon la procédure de double opt-in : après avoir saisi votre adresse e-mail, vous recevez un e-mail de confirmation contenant un lien de confirmation unique (valable 48 heures). Ce n’est qu’après avoir cliqué sur ce lien que votre adresse e-mail sera ajoutée à notre liste de diffusion. Les jetons de confirmation sont stockés exclusivement de manière temporaire dans la mémoire vive de notre serveur et sont automatiquement supprimés à leur expiration.

Base juridique

Le traitement de votre adresse e-mail repose sur votre consentement conformément à l’art. 6, par. 1, point a) RGPD. Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment et gratuitement. Pour exercer votre droit de retrait, veuillez cliquer sur le lien de désinscription dans la newsletter concernée ou contacter Schwarzwald Super! e.V. (coordonnées ci-dessus).

Après votre désinscription de la newsletter, votre déclaration de consentement continuera d’être conservée sur la base d’intérêts légitimes (art. 6, par. 1, point f) RGPD). Les intérêts légitimes de Schwarzwald Super! e.V. consistent dans la documentation nécessaire de votre consentement à des fins de preuve.

Conservation / Suppression

Votre désinscription de la newsletter est automatiquement enregistrée dans la base de données de la newsletter. Cet enregistrement garantit que vous ne recevrez plus de newsletter à partir du moment de votre désinscription. La suppression définitive de vos données intervient dans un délai de trois mois à compter de votre désinscription, sauf si des obligations légales de conservation s’y opposent.

Destinataires

Pour l’envoi des e-mails de newsletter, nous utilisons le service Mailjet SAS, 13-13bis Rue de l’Aubrac, 75012 Paris, France (groupe Sinch). Un contrat de sous-traitance conformément à l’art. 28 RGPD a été conclu avec Mailjet. Dans le cadre de l’inscription à la newsletter, votre adresse e-mail est transmise à Mailjet et stockée dans une liste de contacts. Plus d’informations : politique de confidentialité de Mailjet.

Demandes de contact par formulaire ou e-mail

Finalité

Lorsque vous nous contactez via le formulaire de contact ou par e-mail, nous collectons et traitons votre nom, votre adresse e-mail et l’objet de votre demande. La finalité du traitement des données est de répondre à votre demande de contact.

Base juridique

Le traitement des données repose sur l’intérêt légitime de Schwarzwald Super! e.V. à communiquer avec les utilisateurs du site web (art. 6, par. 1, point f) RGPD).

Conservation / Suppression

Schwarzwald Super! e.V. supprimera ou anonymisera vos données personnelles dès qu’elles ne seront plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées et traitées, et pour autant qu’aucune autre obligation légale n’exige une conservation prolongée.

Destinataires

Pour la transmission des messages du formulaire de contact, nous utilisons le service Mailjet SAS, 13-13bis Rue de l’Aubrac, 75012 Paris, France (groupe Sinch). Dans le cadre du formulaire de contact, votre nom, votre adresse e-mail et votre message sont transmis à Mailjet pour acheminement. Plus d’informations : politique de confidentialité de Mailjet.

Protection contre le spam et les robots

Nos formulaires utilisent des mesures techniques de protection contre les accès automatisés (champs honeypot et vérification d’horodatage). Aucune donnée personnelle n’est collectée ni stockée dans ce processus. Base juridique : intérêt légitime à la prévention des abus (art. 6, par. 1, point f) RGPD).

Inscription et achat de billets (pretix)

Pour l’inscription à l’événement et l’achat de billets, nous intégrons sur nos pages d’inscription des fonctionnalités et contenus du service pretix, fourni par pretix GmbH, Berthold-Mogel-Straße 1, 69126 Heidelberg, Allemagne. Cela concerne notamment notre billetterie, qui est intégrée via un widget JavaScript. Si vous essayez d’acheter un billet, pretix utilisera un cookie techniquement nécessaire pour faciliter votre processus d’achat et mémoriser les billets qui se trouvent dans votre panier. Ce cookie ne sera installé qu’une fois que vous aurez commencé à interagir avec le widget pretix. pretix ne stocke aucune adresse IP, information de navigateur ou autre métadonnée inutile au-delà de la durée de votre transaction.

Les données personnelles saisies lors de l’achat de billets (par ex. nom, adresse e-mail, adresse postale, données de paiement) sont traitées par pretix en tant que responsable du traitement indépendant ou sous-traitant.

Base juridique : exécution d’un contrat (art. 6, par. 1, point b) RGPD) et cookies techniquement nécessaires (§ 25, al. 2, n° 2 TDDDG) ; pour la conservation des justificatifs de paiement, art. 6, par. 1, point c) RGPD combiné au § 147 AO.

Plus d’informations : politique de confidentialité de pretix (en anglais).

Note : cette section s’applique à partir du début de la vente des billets.

Espace participants (accès en ligne)

Pour les participants inscrits, nous mettons à disposition un espace personnel en ligne, accessible via un lien d’accès individuel. Nous y traitons les informations nécessaires au déroulement de l’événement et à l’exécution du contrat – par exemple l’heure de départ prévue, le créneau de check-in choisi ou un contact d’urgence.

Lors de la connexion à l’espace participants, un cookie de session techniquement nécessaire est déposé. Il sert uniquement à l’authentification et n’a aucune fonction d’analyse ou de suivi.

L’espace participants contient en outre un lien vers un groupe de discussion facultatif sur la messagerie Signal (Signal Messenger LLC). L’adhésion est volontaire ; la politique de confidentialité de Signal ne s’applique qu’à partir de votre adhésion.

Vous pouvez, si vous le souhaitez, enregistrer votre nom Instagram dans l’espace participants. En l’enregistrant, vous consentez à ce que nous vous mentionnions dans les publications Instagram de notre compte d’événement (@superweit) (art. 6, par. 1, point a) RGPD). Vous pouvez supprimer ce nom à tout moment et révoquer ainsi votre consentement pour l’avenir. Instagram est exploité par Meta ; des données sont alors transférées aux États-Unis – détails dans la section « Réseaux sociaux de l’organisateur ».

Base juridique : exécution d’un contrat (art. 6, par. 1, point b) RGPD), votre consentement pour le nom Instagram enregistré volontairement (art. 6, par. 1, point a) RGPD) et cookies techniquement nécessaires (§ 25, al. 2, n° 2 TDDDG).

Contact d’urgence – informations pour la personne désignée

Les participant·es peuvent nous indiquer le nom et le numéro de portable d’une personne que nous pouvons appeler en cas d’urgence pendant l’événement – en ligne dans l’espace participants et/ou à la main sur la déclaration de participation remise lors du check-in. Si vous avez été désigné·e comme personne de contact : nous avons reçu ces informations du·de la participant·e et non de vous-même (art. 14 RGPD). Nous demandons aux participant·es d’informer leur personne de contact de cette indication et de lui signaler la présente section.

Nous utilisons ces informations exclusivement pour vous joindre en cas d’urgence. La base juridique est notre intérêt légitime à pouvoir joindre une personne de confiance du·de la participant·e (art. 6, par. 1, point f) RGPD) ; en cas d’urgence même, la sauvegarde des intérêts vitaux (art. 6, par. 1, point d) RGPD). Nous ne transmettons pas ces informations. Nous supprimons l’indication en ligne d’ici au 31.12.2026 et rendons illisible le champ correspondant sur papier à la même échéance (voir « Durée de conservation »).

Vous disposez des droits énoncés dans la présente politique. Vous pouvez notamment vous opposer à tout moment à la conservation de ces données – un simple e-mail à hallo@superweit.com suffit.

Suivi GPS pendant l’événement

Pour le chronométrage et la validation du parcours effectué, les participant·es reçoivent lors du check-in un appareil GPS qui transmet des données de localisation pendant l’événement. Nous traitons les données de position de l’appareil, son identifiant et son attribution à votre personne.

Pendant l’événement, les données de localisation sont affichées sur une page de suivi de notre prestataire Follow My Challenge S.A.R.L. (France). Cette page est accessible au public et référencée par les moteurs de recherche. Y figurent vos nom et prénom, votre numéro de dossard, votre sexe, votre âge et votre position actuelle.

Droit d’opposition – ne pas figurer publiquement : vous pouvez vous opposer à tout moment à l’affichage public de votre position (art. 21, par. 1 RGPD). Un simple message à hallo@superweit.com suffit, ou sur place une indication lors du check-in. Nous vous rendons alors invisible sur la page de suivi publique. Le chronométrage et la validation du parcours ne sont pas concernés, car ils sont nécessaires à la réalisation de l’événement.

Base juridique : pour le chronométrage et la validation du parcours, l’exécution du contrat (art. 6, par. 1, point b) RGPD). Pour l’affichage public sur la page de suivi, notre intérêt légitime à un événement compréhensible pour les autres participant·es, les proches et le public (art. 6, par. 1, point f) RGPD) – assorti du droit d’opposition décrit ci-dessus.

Déclaration de participation et décharge de responsabilité (check-in)

Lors du check-in, les participant·es remettent sur papier la déclaration de participation et décharge de responsabilité signée. Nous y traitons les déclarations faites dans le document ainsi que les indications inscrites ou cochées – par exemple le nom, le numéro de dossard, la date et la signature, la décision relative aux photos et vidéos, l’éventuelle opposition à l’affichage public sur la page de suivi et, le cas échéant, un contact d’urgence indiqué à la main. Lors du check-in, l’équipe ouvre un procès-verbal de remise, joint à la déclaration et d’abord conservé avec elle ; nous y consignons l’identifiant du traceur, le numéro de reçu, le mode de paiement du dépôt de garantie, les mentions de contrôle de l’équipe (sa lecture des cases que vous avez cochées) et d’éventuelles remarques, ainsi que les initiales, la date et l’heure de la remise. Nous vérifions la pièce d’identité par simple contrôle visuel ; nous n’en faisons aucune copie.

Finalité et base juridique : exécution du contrat de participation (art. 6, par. 1, point b) RGPD) ainsi que notre intérêt légitime à pouvoir prouver les déclarations faites et à nous défendre contre d’éventuelles prétentions (art. 6, par. 1, point f) RGPD). Le consentement aux prises de vue relève de l’art. 6, par. 1, point a) RGPD ; nous conservons la preuve du consentement sur le fondement de l’art. 6, par. 1, point c) combiné à l’art. 7, par. 1 RGPD (subsidiairement l’art. 6, par. 1, point f) RGPD). Pour la déclaration relative à l’aptitude physique faite sur le document papier, nous nous fondons sur l’art. 9, par. 2, point f) RGPD (constatation, exercice ou défense d’un droit en justice).

Obligatoire ou facultatif : la remise de la déclaration signée est prévue au § 3, al. 3 des Conditions générales ; sans elle, nous ne pouvons pas délivrer de documents de départ. La décision relative aux photos et vidéos, l’opposition à l’affichage public sur la page de suivi et l’indication d’un contact d’urgence sont facultatives.

Conservation : nous conservons les documents papier dans une armoire fermée à clé. Nous ne les numérisons pas dans des services cloud et ne les transmettons pas à des tiers, sauf si cela est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice (par exemple à des avocat·es, à des tribunaux ou à un assureur) ou exigé par la législation fiscale. Pour les délais, voir « Durée de conservation ».

Téléversements dans l’espace participants

Dans l’espace participants, vous pouvez, si vous le souhaitez, téléverser vos propres photos et vidéos de l’événement. Les fichiers sont stockés sur notre serveur en Allemagne (Hetzner), dans une zone non publique à laquelle seule l’équipe d’organisation a accès. Rien n’est publié automatiquement ; nous examinons nous-mêmes chaque utilisation.

Données traitées : les fichiers, y compris les métadonnées qu’ils contiennent (p. ex. date et heure de la prise de vue, modèle d’appareil photo, le cas échéant lieu de la prise de vue), ainsi que le nom, la taille et la somme de contrôle des fichiers ; pour l’attribution, vos nom et prénom, votre adresse e-mail, votre numéro de dossard et l’identifiant interne de votre billet ; la preuve de votre autorisation (date et heure, version du texte, langue et un identifiant pseudonyme de votre session de connexion). Nous stockons les fichiers sans les modifier.

Finalité et base juridique : en cochant la case lors du téléversement, vous nous autorisez à utiliser vos prises de vue pour l’événement et pour notre association – sur superweit.com, sur le site de l’association schwarzwald-super.de, dans notre newsletter, dans nos propres supports imprimés et sur les réseaux sociaux de l’organisateur (p. ex. Instagram, Strava), y compris retouchées ou sous forme d’extraits, et également pour les éditions suivantes. Vous nous concédez ainsi un droit d’utilisation non exclusif et gratuit (§ 31 UrhG), valable jusqu’à votre révocation. La base juridique du traitement est votre consentement (art. 6, par. 1, point a) RGPD) ; ce consentement porte expressément aussi sur les prises de vue permettant de tirer des conclusions sur votre santé, comme un épuisement visible (art. 9, par. 2, point a) RGPD). Le téléversement est facultatif. Nous conservons la preuve de votre autorisation afin de pouvoir prouver cette autorisation (art. 6, par. 1, point c) combiné à l’art. 7, par. 1 RGPD, subsidiairement art. 6, par. 1, point f) RGPD).

Autres personnes sur vos prises de vue : en téléversant, vous garantissez que vous avez réalisé vous-même les contenus ou que vous êtes autorisé·e à nous les transmettre, et que les personnes représentées de manière reconnaissable sont d’accord, les enfants uniquement avec l’accord de leurs parents. Nous traitons les images d’autres personnes sur la base de notre intérêt légitime à passer en revue les prises de vue et à documenter l’événement (art. 6, par. 1, point f) RGPD). Ces images ne sont publiées que dans les conditions de la section « Photos et vidéos de l’événement » – les personnes au premier plan, donc, uniquement avec leur propre consentement –, les mineur·es uniquement avec le consentement des titulaires de la responsabilité parentale.

Destinataires : en cas de publication, les exploitants des plateformes mentionnées (concernant Instagram et Strava, voir la section « Réseaux sociaux de l’organisateur ») ainsi que notre prestataire d’envoi de newsletter. Nous sommes informés des nouveaux téléversements par un e-mail interne contenant des indications relatives à l’attribution (sans adresse e-mail) et les noms des fichiers ; pour l’envoi, voir « Destinataires et sous-traitants ». Nous ne vendons aucune prise de vue et ne les transmettons ni à la presse ni à d’autres tiers sans votre accord distinct.

Révocation : vous pouvez révoquer votre autorisation à tout moment, sans indication de motifs, sous forme textuelle (p. ex. par e-mail à hallo@superweit.com), avec effet pour l’avenir ; la révocation met fin au consentement et au droit d’utilisation pour les utilisations futures. Nous supprimons alors sans délai les fichiers que vous avez téléversés et retirons les publications de vos prises de vue, dans la mesure où elles sont à notre portée ; nous ne pouvons pas récupérer les supports imprimés déjà distribués ni les copies reprises par des tiers. Dans le stockage temporaire et les sauvegardes de notre serveur, les fichiers supprimés subsistent encore pendant sept jours maximum ; nous ne les y utilisons pas. La licéité du traitement effectué jusqu’à la révocation demeure inchangée (art. 7, par. 3, phrase 2 RGPD).

Durée de conservation : nous conservons les fichiers téléversés jusqu’à votre révocation – par dérogation aux autres informations de l’espace participants, y compris au-delà du 31.12.2026. Nous conservons la preuve de votre autorisation, ainsi que les données d’attribution et les informations relatives aux fichiers, aussi longtemps que nous conservons vos fichiers ou que des prises de vue sont publiées, majoré de trois ans.

Photos et vidéos de l’événement

Pendant l’événement, nous réalisons – ou faisons réaliser par des personnes mandatées – des photos et des vidéos.

Les vues d’ensemble (départ, points de contrôle, arrivée, impressions du parcours), sur lesquelles aucune personne n’apparaît isolément au premier plan, sont publiées sur superweit.com, sur le site de l’association schwarzwald-super.de, dans notre newsletter, dans nos propres supports imprimés et sur les réseaux sociaux de l’organisateur (p. ex. Instagram, Strava). La base juridique est notre intérêt légitime à documenter l’événement et à en rendre compte, y compris pour annoncer les éditions suivantes (art. 6, par. 1, point f) RGPD) ; la publication relève du § 23, al. 1, n° 3 KUG.

Droit d’opposition : vous pouvez vous opposer à tout moment à la publication de vues d’ensemble, pour des raisons tenant à votre situation particulière (art. 21, par. 1 RGPD). Un simple message à hallo@superweit.com suffit.

Les prises de vue sur lesquelles vous apparaissez de manière reconnaissable au premier plan ne sont publiées sur les mêmes canaux – le cas échéant avec vos nom, prénom et numéro de dossard – que si vous y avez consenti sur la déclaration de participation que vous remettez lors du check-in (art. 6, par. 1, point a) RGPD). Le consentement porte également sur les prises de vue permettant de tirer des conclusions sur votre santé (p. ex. épuisement, blessure, prise en charge médicale), votre religion ou votre origine (art. 9, par. 2, point a) RGPD). Il est facultatif ; la participation n’en dépend pas.

Révocation : vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment, sans indication de motifs, sous forme textuelle (p. ex. par e-mail à hallo@superweit.com), avec effet pour l’avenir. Les prises de vue sur lesquelles vous êtes reconnaissable et représenté·e pour l’essentiel seul·e sont retirées sans délai de nos publications. Sur les prises de vue où vous figurez avec d’autres personnes, nous vous rendons sans délai méconnaissable (p. ex. par pixellisation) ou nous retirons la prise de vue. Nous ne pouvons pas récupérer les supports imprimés déjà distribués ni les copies reprises par des tiers. La licéité du traitement effectué jusqu’à la révocation demeure inchangée (art. 7, par. 3, phrase 2 RGPD). La procédure est également réglée par les Conditions générales § 10, al. 6.

Destinataires : les exploitants des plateformes mentionnées (concernant Instagram et Strava, voir la section suivante) ainsi que notre prestataire d’envoi de newsletter. Nous ne vendons aucune prise de vue et ne les transmettons ni à la presse ni à d’autres tiers sans votre accord distinct.

Durée de conservation : les prises de vue publiées restent en ligne jusqu’à votre révocation ou votre opposition. Nous conservons en outre les prises de vue de l’événement dans une archive interne et non publique de l’association, afin de documenter l’histoire de l’association et de ses événements ; la base juridique est notre intérêt légitime à cette documentation (art. 6, par. 1, point f) RGPD). Nous conservons ces prises de vue aussi longtemps que cette finalité de documentation existe. Nous retirons, à votre demande, les prises de vue sur lesquelles vous êtes reconnaissable. Nous conservons la preuve de votre consentement aussi longtemps que des prises de vue sont publiées, majoré de trois ans.

Réseaux sociaux de l’organisateur (Instagram, Strava)

Nous exploitons le compte Instagram @superweit auprès de Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, Irlande, ainsi que d’autres canaux de réseaux sociaux de l’organisateur (p. ex. Strava). Les prises de vue et les mentions que nous y publions sont traitées par les exploitants sous leur propre responsabilité ; des données peuvent à cette occasion être transférées vers des pays tiers, notamment les États-Unis. Meta est certifiée au titre du EU-US Data Privacy Framework (décision d’adéquation de la Commission européenne du 10.07.2023, art. 45 RGPD). Les informations relatives à la protection des données d’Instagram et de Strava s’appliquent en complément.

Nous ne publions des prises de vue et des mentions reconnaissables de personnes qu’avec leur consentement (voir « Photos et vidéos de l’événement » ainsi que « Espace participants » pour le nom Instagram).

Destinataires et sous-traitants

Pour fournir nos services, nous collaborons avec les prestataires suivants, avec lesquels des contrats de sous-traitance conformément à l’art. 28 RGPD ont été conclus :

Par ailleurs, aux fins du Live Tracking, nous transmettons vos nom et prénom, votre numéro de dossard, votre sexe, votre âge et l’identifiant de votre appareil GPS à Follow My Challenge S.A.R.L., 7 Chemin des Araignées, 24290 Montignac-Lascaux, France. Follow My Challenge traite ces données sous sa propre responsabilité ; sa politique de confidentialité s’applique en complément.

Dépôt de garantie du traceur : vous déposez la garantie pour le traceur GPS lors du check-in, en espèces ou par PayPal. En cas de paiement par PayPal, PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxembourg, traite les données de paiement sous sa propre responsabilité ; nous recevons le nom, l’adresse e-mail PayPal, le montant et la référence de paiement. Si vous renvoyez le traceur par la poste, nous traitons les coordonnées de l’expéditeur, le numéro de suivi, la date de réception et le jour où vous nous avez signalé votre abandon. Si nous remboursons le dépôt de garantie par virement, nous traitons à cet effet vos coordonnées bancaires ; le virement est exécuté par notre établissement bancaire. La base juridique est le traitement du dépôt de garantie dans le cadre du contrat de participation (art. 6, par. 1, point b) RGPD). Nous conservons les justificatifs du dépôt de garantie afin de respecter les obligations de conservation prévues par la législation fiscale (art. 6, par. 1, point c) RGPD combiné au § 147 AO).

Conseil fiscal : dans la mesure où la législation fiscale l’exige, nous transmettons les justificatifs de paiement des achats de billets et les justificatifs du dépôt de garantie du traceur à notre conseil fiscal, qui les traite sous sa propre responsabilité.

Autorités : si la police ou une autorité administrative nous demande, dans le cadre d’une infraction au code de la route allemand commise pendant l’événement, quelle personne a participé sous un numéro de dossard donné, nous lui transmettons le nom et les coordonnées de cette personne, dans la mesure où nous y sommes légalement tenus (art. 6, par. 1, point c) RGPD).

Aucun transfert de données vers des pays tiers en dehors de l’UE/EEE n’a lieu – à l’exception des publications sur les réseaux sociaux de l’organisateur (Instagram, Strava ; voir la section correspondante).

Durée de conservation

Fichiers journaux du serveur

Les fichiers journaux du serveur sont conservés pendant 30 jours maximum, puis automatiquement supprimés.

Participants ayant acheté un billet

En cas d’achat de billet, les données sont conservées pour la réalisation de l’événement et supprimées après l’expiration des délais de conservation fiscaux et commerciaux (en général huit ans pour les justificatifs de paiement, § 147 AO).

Espace participants

Les informations enregistrées dans l’espace participants (p. ex. heure de départ, créneau de check-in, contact d’urgence) ainsi que les liens d’accès sont conservés jusqu’au 31.12.2026, puis supprimés. Par exception, un nom Instagram enregistré volontairement est conservé jusqu’à révocation – y compris au-delà du 31.12.2026, afin de pouvoir le réattribuer lors d’une édition ultérieure. Les photos et vidéos que vous téléversez dans l’espace participants, ainsi que la preuve de votre autorisation, sont elles aussi conservées au-delà du 31.12.2026 ; les délais figurent dans la section « Téléversements dans l’espace participants ».

Suivi GPS

Nous conservons l’attribution entre votre personne et l’appareil, ainsi que la mention indiquant si vous avez versé le dépôt de garantie et s’il vous a été remboursé, dans notre fichier des participant·es jusqu’au 31.12.2026, puis nous les supprimons. Les données de localisation elles-mêmes sont conservées par Follow My Challenge ; sa politique de confidentialité n’indique pas de durée fixe. Nous conservons les justificatifs du versement et du remboursement du dépôt de garantie (reçus, procès-verbal de remise, liste signée lors de la restitution ainsi que justificatifs de virement et de PayPal) pendant huit ans conformément au § 147 AO (code fiscal allemand), soit jusqu’au 31.12.2034.

Déclaration de participation et décharge de responsabilité (papier)

Nous conservons le document remis lors du check-in jusqu’au 31.12.2029 (délai de prescription ordinaire, §§ 195, 199 BGB) et, en cas de litige en cours, jusqu’à la clôture de celui-ci ; le procès-verbal de remise qui y est joint sert également de justificatif du dépôt de garantie et est conservé jusqu’au 31.12.2034 (§ 147 AO). Un consentement photo/vidéo qui y est donné est conservé comme preuve aussi longtemps que des prises de vue sont publiées, majoré de trois ans. Nous rendons illisible (noircissement) le champ contenant le contact d’urgence d’ici au 31.12.2026, ou nous le détachons et le détruisons. Après le 31.12.2029, nous ne conservons des feuillets portant un consentement que la partie relative au consentement ; nous rendons illisibles les autres indications. Nous détruisons le procès-verbal de remise après le 31.12.2034.

Vos droits en matière de traitement des données

Le Règlement général sur la protection des données (règlement UE 2016/679) vous confère, en tant que personne concernée, certains droits que nous vous présentons ci-dessous.

Retrait du consentement

Dans le cas où Schwarzwald Super! e.V. stocke et traite des données personnelles sur la base de votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Toutefois, cela n’affecte pas la licéité du traitement effectué avant le retrait.

Droit d’accès

Vous pouvez demander des informations sur l’origine, les catégories, la durée de conservation, les destinataires, la finalité et le mode de traitement des données personnelles vous concernant traitées par Schwarzwald Super! e.V.

Droit de rectification et d’effacement

Si Schwarzwald Super! e.V. traite des données vous concernant qui sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez en demander la rectification ou le complément. Vous pouvez également demander l’effacement de données traitées de manière illicite.

Droit à la limitation du traitement

S’il n’est pas certain que les données vous concernant sont inexactes ou incomplètes, ou si elles sont traitées de manière illicite, vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données jusqu’à la clarification définitive de la question.

Droit d’opposition

Même si les données vous concernant sont exactes et complètes et sont traitées de manière licite par Schwarzwald Super! e.V., vous pouvez vous opposer au traitement de ces données. Ceci n’est toutefois possible que dans des situations particulières que vous devez justifier.

Droit à la portabilité des données

Vous pouvez recevoir les données vous concernant traitées par Schwarzwald Super! e.V. dans un format lisible par machine, ou charger Schwarzwald Super! e.V. de transmettre directement ces données à un tiers de votre choix, pour autant que cela soit techniquement possible.

Droit de réclamation

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente en matière de protection des données si vous estimez que le traitement de vos données personnelles enfreint le Règlement général sur la protection des données.

Autorité de contrôle compétente :
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

Contact pour les droits des personnes concernées

Pour exercer les droits susmentionnés, veuillez nous contacter par écrit (par courrier ou par e-mail) à l’adresse suivante :

Schwarzwald Super! e.V.
Schwarzwaldstr. 212
D-79117 Freiburg, Allemagne
E-mail : hallo@superweit.com

Sites web de tiers

La présente politique de confidentialité ne s’applique pas aux sites web de tiers qui ne sont pas exploités ni contrôlés par nous. Nous vous recommandons de lire les avis de confidentialité sur leurs sites web pour savoir comment ils traitent vos données personnelles.

Généralités

Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment dans le respect des dispositions applicables en matière de protection des données. Veuillez consulter cette page régulièrement pour rester informé des éventuelles modifications.

Si vous avez des questions concernant cette politique de confidentialité, veuillez nous contacter à l’adresse hallo@superweit.com.

Dernière mise à jour : octobre 2026